Innovaties in de congreswereld

Ik zie, ik zie dat de congressenmarkt behoorlijk conservatief is. Al jaren lang zijn de ingrediënten gelijk:
- een zaal in een standaard congrescentrum of een hotel
- een receptie waar hostessen je aan een naamkaartje en een congresmap helpen
- een dagvoorzitter die vaak een andere professie heeft en niet persé goed kan dagvoorzitten
- heel veel powerpoint-verhalen, soms wat interactieve workshops
- koffie met een koekje, lunch met een bordje aan sta-tafels en een borrel na afloop

Ik kom regelmatig op congressen en kom daar zeker ook om te netwerken. Soms denk je dat congresorganisatoren dat helemaal niet weten. Ze zouden zich daar veel meer op kunnen richten. De bezoekers hebben toch allemaal een gezamenlijke interesse en dat kan vaak leiden tot allerlei soorten van samenwerking, maar dan moet er wel contact kunnen plaatsvinden.
Want vind maar eens die ene persoon die je op de deelnemerslijst hebt zien staan en die je graag even wil spreken. Je hebt geluk als die persoon ineens achter je staat bij het lunchbuffet. De naamkaartjes zijn van een beleefde afstand vaak niet te lezen. Op singleparty's hebben ze daar al lang goede oplossingen voor verzonnen. Bij de matchmakers geef je aan wie je wil spreken en zij zorgen dat de gezochte persoon geïnformeerd wordt, via een message-bord met briefjes, een lichtkrant of via een projectscherm. Waarom neemt de congressenmarkt dergelijke concepten niet over?

Gelukkig zie ik af en toe ook leuke innovaties die congresbezoeken aangenamer maken:
1. een originelere locatie, bijvoorbeeld een kerk of een theater
2. bij kleinere congressen een gelegenheid waarin elke deelnemer even een 1 minuut spreektijd krijgt om een tip, advies, boek of website te delen met de rest
3. na afloop niet de hand-outs, maar een memory-stick met de presentaties
4. eventblogs als aanvulling op het congres. Op een eventblog kunnen deelnemers, sprekers, organisatie en andere partijen met elkaar communiceren. Het bereik van een evenement wordt vergroot: in de aanloop naar het evenement leren deelnemers elkaar via de eventblog kennen en kunnen ze er al hun stem laten horen, tijdens het evenement worden de bezoekers van het evenement zelf en de bezoekers via internet via de eventblog actief betrokken en na afloop van het evenement zijn er op de eventblog presentaties, foto’s, verslagen en video’s te vinden en kan het gesprek er worden voortgezet. Frank Janssen van Frankwatching is één van de initiatiefnemers.
5. innovatief stemmen. Geen stemkastjes meer huren, maar de zaal laten stemmen met de mobiele telefoon, zeer laagdrempelig en goedkoop. Mijn eigen collega's hebben de applicatie gemaakt, hopelijk komt deze service binnenkort op de markt.
6. vooraf al afspraken maken met deelnemers dankzij de event-specifiek social network platform van Sossoon. Vooraf kijken wie er komt, met welke profielen en interesses en vooraf al contact leggen en afspreken om bijv. samen te lunchen.

Ook leuk en verassend, maar nog niet gezien:
- een praktisch meeneembaar lunchpakketje en de mogelijkheid om buiten een wandeling te maken, bijvoorbeeld in groepjes ingedeeld door de organisatie met oog voor de profielen van de deelnemers
- een wand met "ik zoek" advertenties zoals op de Startersdag van de Kamer van Koophandel
- onderscheid in programma-onderdelen voor beginners op het onderwerp en voor gevorderden. Ik merk vaak dat beide groepen aanwezig zijn en bij een stuck-in-the-middle benadering hoort de gevorderde weinig nieuws en de beginner te veel onbekende termen.

Euroforum, Focus Conferences, Elsevier, Rai en alle andere congres- en beursorganisatoren: doe er je voordeel mee en verras ons eens! En vooral, besef dat mensen niet alleen naar een congres komen om nieuwe informatie aan te horen, maar ook om te netwerken. Benut dan ook de goudmijn van gelijkgeinteresseerde deelnemers!
Nawoord op 20 november: Seth Godin, de schrijver van o.a. "All marketers are liars" en "Purple cow" schreef op 13 november op zijn blog een vergerlijkbaar stukje: How to run a useless conference.